Koordynator administracyjny / Asystent administracyjny - praca zdalna

Elastyczny czas pracy w ramach maksymalnie 8 godzin dziennie | Weekendy i święta wolne

Nasza firma szuka osoby odpowiedzialnej i dobrze zorganizowanej do pracy administracyjnej wykonywanej w pełni zdalnie. Stanowisko jest odpowiednie dla osoby dokładnej, komunikatywnej i swobodnie korzystającej z komputera, dokumentów online oraz narzędzi AI.

Czym będziesz się zajmować

• wprowadzaniem godzin pracy do systemu na podstawie kart pracy otrzymanych z budowy;
• pomocą w organizowaniu zakwaterowania dla pracowników pracujących przy projektach;
• rezerwacją biletów lotniczych oraz organizacją wynajmu samochodów służbowych;
• sortowaniem i rejestrowaniem miesięcznych faktur w systemie firmy;
• pomocą w przygotowywaniu dokumentów A1 dla pracowników wykonujących projekty poza Polską;
• zamawianiem wybranych materiałów zgodnie z instrukcjami otrzymanymi od inżynierów z budowy;
• sprawdzaniem faktur otrzymanych od klientów i wprowadzaniem ich do systemu;
• komunikacją mailową i telefoniczną z pracownikami, dostawcami, hotelami, klientami i partnerami firmy.

Czego oczekujemy

• dobrej organizacji pracy, dokładności i odpowiedzialności;
• umiejętności pracy z dokumentami, fakturami, tabelami i informacjami administracyjnymi;
• znajomości języka angielskiego na poziomie minimum B2;
• umiejętności korzystania z narzędzi AI, np. ChatGPT lub podobnych rozwiązań;
• umiejętności pracy z MS Office, Google Workspace lub innymi narzędziami online;
• jasnej komunikacji pisemnej i telefonicznej;
• możliwości regularnej i odpowiedzialnej pracy z domu.

Znajomość AI

W tej pracy ważne jest praktyczne korzystanie z AI, aby pracować szybciej i bardziej uporządkowanie. Przykłady: przygotowywanie e-maili, porządkowanie informacji, sprawdzanie tekstów, proste tłumaczenia, tworzenie list zadań lub układanie dokumentów.

Nie wymagamy wiedzy technicznej ani programistycznej. Oczekujemy odpowiedzialnego korzystania z AI oraz samodzielnego sprawdzania ważnych informacji przed ich przekazaniem dalej.

Mile widziane

• znajomość języka niemieckiego, hiszpańskiego lub francuskiego;
• doświadczenie w pracy administracyjnej;
• doświadczenie z fakturami, kartami pracy, rezerwacjami, zakwaterowaniem lub dokumentami delegacyjnymi;
• wcześniejsze doświadczenie w pracy zdalnej.

Co oferujemy

• pracę w 100% zdalną - bez konieczności dojazdu do biura;
• laptop służbowy;
• telefon służbowy;
• czas pracy maksymalnie 8 godzin dziennie;
• w niektóre dni możliwość krótszej pracy, jeżeli zadania zostaną wykonane;
• wolne weekendy;
• wolne dni ustawowo świąteczne;
• wdrożenie do zadań specyficznych dla firmy;
• stabilną, praktyczną i ważną rolę wspierającą dobrą organizację projektów.

Dla kogo jest to stanowisko

Stanowisko jest odpowiednie dla osoby spokojnej, dokładnej, rzetelnej i dobrze zorganizowanej, która lubi pracować jasno: z listami, dokumentami i terminami. Nie ma potrzeby przyjazdu do biura, a cała praca odbywa się online.

Oferta jest otwarta również dla osób z niepełnosprawnościami, jeżeli mogą wykonywać obowiązki stanowiska w trybie pracy zdalnej.

I consent to the processing of my personal data for the purposes necessary to carry out the recruitment process (in accordance with the Act of May 10, 2018, on the Protection of Personal Data (Journal of Laws of 2018, item 1000) and in accordance with the Regulation of the European Parliament and Council (EU) 2016/679 of April 27, 2016, on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (GDPR).

Jak aplikować

Prosimy o przesłanie CV wraz z krótką informacją o:

• doświadczeniu administracyjnym;
• poziomie języka angielskiego;
• narzędziach AI, z których korzystasz;
• możliwej dacie rozpoczęcia pracy;
• oczekiwaniach finansowych.