referendarz/referendarka

Ministerstwo Sprawiedliwości w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

referendarz/referendarka do spraw obsługi sekretariatu Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego w Wydziale Organizacyjno-Administracyjnym w Biurze Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego

00-950 Warszawa Al. Ujazdowskie 11

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• ma następujące zadania:
• Obsługa sekretarsko-biurowa Kierownictwa Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego poprzez prowadzenie i monitorowanie kalendarza dyrektorów, przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych; udzielenie ogólnych informacji interesantom (w tym również w języku angielskim) dotyczących zakresu działania Biura, a w razie potrzeby kierowanie interesantów do właściwych wewnętrznych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za ich procedowanie.
• Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji podlegającej dekretacji, w szczególności prowadzenie rejestru pism wpływających oraz obsługa pism w systemie elektronicznego obiegu dokumentacji; nadzorowanie obiegu korespondencji, w tym przedkładanie do podpisu Kierownictwu Biura pism i innych dokumentów, przekazywanie do odpowiednich wewnętrznych komórek Biura pism celem nadania dalszego biegu; redagowanie pism zleconych, notatek i informacji oraz przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom Biura.
• Obsługa zgłoszeń w systemie Jira w zakresie I linii wsparcia użytkownika e-KRK (Krajowego Rejestru Karnego) i RSPTS (Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym), w tym diagnozowanie problemów zgłaszanych przez klientów i przydzielanie zgłoszeń do odpowiednich wewnętrznych komórek organizacyjnych Biura.
• Przyjmowanie, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie materiałów zastrzeżonych oraz prowadzenie urządzeń ewidencyjnych dla materiałów zastrzeżonych.
• Prowadzenie wykazu spraw szczególnie ważnych i terminowych oraz informowanie Dyrektora Biura o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
• Prowadzenie wskazanych spraw pracowniczych, w tym m.in. listy obecności, wykazów: urlopów, szkoleń, praktyk oraz koordynowanie obsługi szkoleń i konferencji realizowanych w Biurze.
• Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych na rzecz Biura oraz współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Sprawiedliwości, m.in. zapewnienie zaopatrzenia w materiały biurowe i gospodarcze.
• Zamieszczanie informacji o działalności Krajowego Rejestru Karnego i Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Sprawiedliwości.

Warunki pracy

- praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,

- kontakt z klientem zewnętrznym,

- zagrożenie korupcją,

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (w tym w języku angielskim),

- praca pod presją czasu i w warunkach stresu,

- budynek dostosowany architektonicznie do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa

Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.

Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw aktualną datę ich sporządzenia.

Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia dołącz w formie zeskanowanych dokumentów PDF (wzór oświadczeń można pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości:  https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/materialy2).

Złóż dokumenty w języku polskim. Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Nie wymagają tłumaczenia certyfikaty potwierdzające znajomość języka obcego wymienione w załączniku nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie sposobu przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej (Dz. U. z 2021 r. poz. 141 oraz z 2024 r. poz. 675).

W przypadku uzyskania wykształcenia wyższego na uczelni zagranicznej należy dołączyć kopię dyplomu ukończenia studiów wraz z tłumaczeniem na język polski, sporządzonym przez tłumacza przysięgłego, oraz pisemną informację z Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej dotyczącą dyplomu wydanego przez zagraniczną uczelnię.

Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia. Deklaracja lub oświadczenie kandydata/kandydatki (np. w CV czy liście motywacyjnym) nie stanowi potwierdzenia doświadczenia zawodowego

Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.

Aplikacje, których załączniki zamieszczone zostaną w chmurze lub na dyskach zewnętrznych nie będą rozpatrywane. Wszystkie wymagane dokumenty należy załączyć bezpośrednio do wiadomości e-mail wyłącznie w formie plików PDF. Zadbaj o poprawność pliku/formatu oraz czytelność przesyłanych dokumentów. 

Jeśli oferta spełni wymagania formalne, o kolejnym etapie naboru poinformujemy Cię mailowo. Nie zapomnij podać adresu e-mail oraz regularnie sprawdzaj skrzynkę odbiorczą.

Oferty przesłane po terminie nie będą podlegały weryfikacji.

Oferty osób niewyłonionych zniszczymy po 14 dniach od zakończenia naboru.

Informacje na temat Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Ministerstwie Sprawiedliwości znajdują się na stronie: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/du-24-288

Zapoznaj się z zasadami naboru oraz warunkami zakwalifikowania do kolejnych etapów naboru; możesz także skorzystać z formularza aplikacyjnego oraz oświadczeń w zakładce „oferty pracy” na stronie https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/praca-w-ms

Pracę możesz rozpocząć od: 1 lub 15 dnia miesiąca.

 

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego
na stanowisku kancelaryjno-biurowym lub w pracy w sekretariacie

pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Znajomość przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym
• Znajomość przepisów o Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym
• Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych
• Umiejętność obsługi edytorów tekstowych oraz arkuszy kalkulacyjnych
• Doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, komunikacja, otwartość na zmiany, pozytywne podejście do klienta, radzenie sobie z presją, umiejętność współpracy, zorientowanie na osiąganie celów
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs sekretarki/sekretarza bądź asystenta/asystentki)
• Znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość struktur i zasad funkcjonowania administracji publicznej

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów jednoznacznie potwierdzających wymagane doświadczenie zawodowe (świadectwa pracy, opisy stanowisk, zakresy czynności, zaświadczenia i inne, potwierdzające wymagany w ogłoszeniu okres i obszar doświadczenia zawodowego),
• Kopie dokumentu określonego w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie sposobu przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 218, poz. 1695), potwierdzające znajomość języka angielskiego na poziomie B1. W przypadku składania dyplomu ukończenia Krajowej Szkoły Administracji Publicznej należy złożyć dodatkowo zaświadczenie potwierdzające znajomość języka wydane przez KSAP, jeśli z treści dyplomu ukończenia KSAP nie wynika, że absolwent Szkoły posiada znajomość tego języka. Kandydatki/kandydaci, którzy nie złożą dokumentów potwierdzających znajomość języka na wymaganym poziomie, zostaną poddani procedurze sprawdzającej
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopia dokumentu potwierdzająca spełnianie wymagania dodatkowego (fakultatywnie)
Dokumenty należy złożyć do: 2026-08-05
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Sprawiedliwości
Biuro Dyrektora Generalnego
Wydział Zarządzania Zasobami Ludzkimi
Al. Ujazdowskie 11
00-950 Warszawa
Z podaniem na kopercie numeru ogłoszenia
Adres e-Doręczeń Ministerstwa Sprawiedliwości: AE:PL-45507-58621-HRWWR-20
Aplikacje można składać także przez ePUAP lub wysłać na adres mailowy: rekrutacja@ms.gov.pl (pliki prześlij WYŁĄCZNIE w formacie PDF oraz wpisz numer ogłoszenia w tytule wiadomości).